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Automatisiert kalkulieren

DIGITALDRUCK Wer seine Produktionskosten genau kennt, weiß auch, ob und in welchen Größenordnungen er einem Kunden eventuell noch entgegen kommen kann. Ungefähre Werte haben in der Kalkulation daher nichts zu suchen, genauso wenig wie endlose Listen mit Positionsnummern. Der Druckdienstleister Visityou.de aus Leinfelden-Echterdingen hat mit dem Digialdruckrechner nun ein Tool entwickelt, dass die Kalkulation nicht nur beschleunigt, sondern auch für Transparenz und Konsistenz im Unternehmen sorgt.

 

Hand aufs Herz: Wie wird in Ihrem Unternehmen kalkuliert? Mit Ringordnern voller Tabellen und endlosen Listen mit Positionsnummern, denen wiederum Kennzahlen aus einer anderen endlosen Liste zugeordnet werden müssen? Das kostet viel Zeit und ist darüber hinaus fehleranfällig. So kann es passieren, dass beispielsweise in den einzelnen Niederlassungen eines Unternehmens oder bei unterschiedlichen Sachbearbeitern für ein und denselben Druckjob verschiedene Preise veranschlagt werden. Das mag für den Kunden geschickt sein, der diese Diskrepanz entdeckt und für sich zu nutzen weiß – für das Unternehmen sind solche Unstimmigkeiten jedoch immer von Nachteil.
Oliver Haaga, Inhaber von Visityou.de aus Leinfelden-Echterdingen hat das Problem kurzerhand selbst in die Hand genommen und einen Digitaldruckrechner entwickelt, der die Kalkulation von Digitaldruckaufträgen weitestgehend automatisiert und dadurch beschleunigt und transparenter macht. Auf der Print Experience 2020 von Konica Minolta haben sein Sohn Lukas Haaga und Mitarbeiter Robert Fischer die Lösung vorgestellt.

Der Digitaldruckrechner von Visityou greift auf eine riesige Anzahl verschiedener Produktionsdaten zurück und kann so anhand der jeweiligen Auftragsparameter in Windeseile kalkulieren, wieviel Material benötigt wird und was der Druckjob kosten wird.
Das Angebot kann zudem auf Knopfdruck als PDF verschickt werden.

”Wenn man weiß, was ein Produkt in der Herstellung wirklich kostet, weiß man auch, ob und wieviel man im Sinne der Kunden „noch machen“oder eben nicht machen kann.„

Lukas Haaga, Visityou.de

EINFACHE HANDHABUNG Für die Sachbearbeiter ist die Bedienung des Digitaldruckrechners denkbar einfach: Sie geben die Basisdaten des angefragten Auftrages ein, wie etwa Produktart, Endformat, Papierauswahl, Farbigkeit, Seitenzahl, Bindungsart, etc, können auf Wunsch des Kunden einen Datencheck in die Rechnung mit aufnehmen und die Bündelung der Produkte oder den gewünschten Lieferzeitraum (Standard-, Express oder Overnight) angeben. Auf Knopfdruck erscheint danach eine Preis-Schnellübersicht mit allen wichtigen Eckdaten des Auftrags, sowie dem Netto- und Brutto-Verkaufpreis, sowohl ohne wie auch mit Versandkosten, basierend auf dem Gewicht und Format des Endproduktes. Darüber hinaus werden dem Sachbearbeiter in einer Detailansicht auch alle für die Berechnung relevanten Posten samt ihrer jeweiligen Kosten angezeigt: Klickpreis, Anzahl der Druckbogen, Leasingrate der Maschine anteilig berechnet, Mitarbeiterkosten, Einrichtungsaufwand für die gewünschte Weiterverarbeitung, Mehrwertsteuer oder Verpackungspauschalen. Praktisch auch, dass der reine Druckpreis sowie der vom Unternehmen definierte Aufschlag ausgewiesen wird, denn: „Wenn man weiß, was ein Produkt wirklich kostet, weiß man auch, ob und wieviel man im Sinne der Kunden noch machen oder eben nicht machen kann“, erklärt Lukas Haaga die Vorteile des Digitaldruckrechners. „Man hat einfach den Überblick und kann sicherstellen, dass man noch etwas verdient, selbst wenn man dem Kunden entgegen kommt“, ergänzt Robert Fischer. Das schafft Transparenz.
Ist das Angebot berechnet, wird auf Knopfdruck zudem eine PDF generiert, die sich optional direkt aus dem Digitaldruckrechner heraus per E-Mail an den Kunden verschicken lässt. Summa Summarum lässt sich durch die automatisierte Kalkulation jede Menge Zeit sparen – und noch wichtiger: Je schneller der Kunde ein Angebot vorliegen hat, desto schneller wird auch der Auftrag ausgelöst.

Über Visityou.de

Der Druckdienstleister Visityou.de mit Hauptsitz im schwäbischen Leinfelden-Echterdingen ist seit mehr als 30 Jahren am Markt. Ursprünglich als Stempel Haaga bekannt, wag-te das Unternehmen vor 23 Jahren den Schritt in die digitale Welt. Heute betreibt Visityou.de neben dem gleichnamigen Onlineportal, das sich auf die Herstellung und den Vertrieb klassischer Akzidenzen und Produkte der Werbetechnik spezialisiert hat, noch drei weitere Webshops: Banner-Schilder.de, Kuvertieren-Lettershop.de sowie Fahrzeug-Beklebung24.de. Mit drei Standorten im Stuttgarter Großraum bietet das 13 Mitarbeiter große Unternehmen seinen Kunden auch die Möglichkeit, Aufträge persönlich aufzugeben oder abzuholen.
Das Produktportfolio reicht von Visitenkarten, Flyern und Broschüren, über großformatige Banner, Schilder und Messeausstattungen bis hin zu Fahrzeugverklebungen und verschiedenen Textil-Druck- und -veredelungsjobs. Produziert wird in Leinfelden-Echterdingen im Digitaldruck, unter anderem auf einem Bogendrucksystem von Ricoh und – für großformatige Produkte wie Schilder und Co. – außerdem mit einem Anapurna-Hybriddrucker von Agfa Graphics.
Mit dem Digitaldruckrechner bietet Visit-you außerdem seit kurzem ein Tool an, dass es Dienstleistern erleichtern soll, ihre Digitaldruckaufträge zu kalkulieren.


Von links: Robert Fischer und Lukas Haaga von Visityou.de haben auf der Print Experience 2020 von Konica Minolta ihren Digitaldruckrechner vorgestellt.

 

UMFANGREICHE DATENBANK. Um korrekt kalkulieren zu können, muss der Digitaldruckrechner aber zuerst mit allen relevanten Produktionsdaten und -Kosten des Unternehmens „gefüttert“ werden. So müssen im Backend zuerst alle Produkte samt ihrer Eigenschaften definiert sowie die zur Verfügung stehenden Druckmaschinen und Weiterverarbeitungsarten mit all ihren Kostenparametern angelegt werden. Ebenso zu hinterlegen sind die verwendeten Papiere inklusive ihrer Preise, der Aufwand für verschiedene Bindungs- und Veredelungsarten und auch die Optionen für Verpackung und Versand. Noch dazu wird im Backend festgelegt, welche Weiterverarbeitungsschritte oder Bindungstypen für welche Produkte verfügbar sein sollen. So entsteht ein Logik, dank der sich die Eingabe für den Sachbearbeiter vereinfacht, weil mit jeder neuen Information zum Kundenauftrag nur noch die Optionen zur Auswahl stehen, die bei dem jeweiligen Produkt Sinn machen. Absolut wichtig auch die Tabelle, in der die Aufschläge für verschiedene Produktionskosten definiert werden – schließlich wollen und müssen Unternehmen an der Produktion von Bannern, Broschüren und Co. auch etwas verdienen. Bei der Staffelung kann beispielsweise gelten: Je kleiner der „Einkaufpreis“ (also die reinen Produktionskosten), desto höher der Aufschlag in Prozent. Welche Höhe der Aufschlag für welche Kostenstufe letztlich hat, entscheidet dabei jedes Unternehmen selbst. Zugegeben, das Backend mit allen relevanten Daten zu befüllen, ist auf-wendig und nicht „mal eben erledigt“. Aber es ist auch aufschlussreich, denn so ausführlich setzen sich sicherlich die wenigsten Druckereileiter mit jedem einzelnen Detail ihres Betriebes auseinander. „Man sollte einfach alles einmal sauber definieren“, erklärt Lukas Haaga. Ist das aber einmal erledigt, liefert der Digitaldruckrechner nicht nur eine schnelle, automatisierte Kalkulation, sondern auch wertvolle Einblicke in das eigene Unternehmen.

DIGITALDRUCKRECHNER FÜR ALLE. Visityou.de selbst hat den Digitaldruckrechner schon seit 2016 im Einsatz und über die Jahre hinweg immer weiter verfeinert. Nun stellt das Unternehmen sein Tool über Lizenzverträge auch anderen Druckereibetrieben zur Verfügung: „Für 99 Euro Einrichtegebühr und danach weiteren 99 Euro pro Firma (nicht Arbeitsplatz) und Monat“, wie Lukas Haaga und Robert Fischer erklären. Der Digitaldruckrechner wird mit Basis-Daten von Visityou.de ausgeliefert. Das heißt, die Nutzer müssen lediglich ihre Klick- und Papierkosten eintragen und – wenn überhaupt gewünscht – den Aufschlag anpassen. „Theoretisch kann ein Unternehmen schon nach 20 Minuten starten und kalkulieren“, fasst Visityou.de-Inhaber Oliver Haaga die Vorteile des Rechners zusammen. Schließlich seien alle möglichen Kombinationsmöglichkeiten für die Druckprodukte – und davon gibt es Millionen – durch die Logik bereits hinterlegt. Übrigens: Visityou.de arbeitet gerade auch an einem Kalkulationstool für den Offsetdruck – sowie an einer Kombination beider Rechner. [12267] Judith Grajewski

 
 

Wer nicht wagt, der nicht gewinnt

Blick zurück ins Jahr 1987: Oliver Haaga hat fast das Abi in der Tasche. Die große Frage „und jetzt!“ ist für ihn schnell beantwortet: sich selbstständig machen. Gegen den Rat der anderen, fast alle prophezeien ihm das Scheitern. Den Begriff „Start-up“ kennt damals noch keiner - man geht zur Schule, auf die Uni und frühestens zehn Jahre später wagt man den rsikoreichen Start in die Selbstständigkeit. Haaga riskiert es trotzdem und gründet gleich nach der Schule die Firma „Oliver Hagga Werbung und Druck“. In Echterdingen, über dem Eiscafe Venezia, werden Visitenkarten, Flyer und Briefbögen gedruckt. Doch das Geschäft läuft nur schleppend. Die Freunde sind allesamt in der Ausbildung oder studieren und fallen somit als Auftragsgeber aus, die Alteingesessenen nehmen den Jungspund nicht für voll. Irgendwann sind Kühlschrank und Autotank leer, die Bank macht Druck. Also heuert Haaga zusätzlich als Kelner und Barkeeper an. Im Ufo in Bernhausen, das heute Hot Spot heißt. Ein Nebenjob, der sich später als Sprungbrett erweisen wird.

Ob Druckerei oder Disco - aufgegeben gibt es für Haaga nicht. Allmählich zahlt es sich aus, dass er bei jeder Ski-Ausfahrt dabei ist, bei sämtlichen Fußballvereinen gekickt und sich ein großes Netzwerk aufgebaut hat. Inzwischen  arbeiten 11 Mitarbeiter am Firmensitz der VisitYou Druckerei & Werbetechnik in der Hauptstraße in Echterdingen. Ein kleineren Ableger mit drei Mitarbeitern gibt es in der Stuttgarter Innenstadt in der Tübinger Straße neben dem Gerber. VisitYou Druckerei & Werbetechnik bietet den Komplettservice - von der Beratung über Druck bis hin zur Organisation und Verteilung. Eine eigene Lettershopabteilung und Kurvertiermaschiene für den Versand von personalisierten Firmenanschreiben. Hinzu kommen eine eigene Stempel- und Schilderproduktion. „Werbeagenturarbeit, Unternehmensberatung, die Gestaltung der Website - unsere Kunden bekommen das ganze Paket“, sagt Haaga. Das muss der Firmengründer auch bieten, sonst hätte er keine Chanche, den Betrieb zu halten. Über die Firmeneigene Website bietet er seine Produkte deutschlandweit an. Der Großteil der Kunden stammt aber aus einem Umkreis von 40 Kilometern. Dabei sieht sich Haaga oft dem Preisdruck der Online-Anbietern ausgesetzt. Bei Billigpreisen kann der Echterdinger nicht immer mitgehen. Deshalb muss er an anderen Stellen punkten. Ein Rundumpaket, kompetente Beratung und Verlässlichkeit bieten. Gerade letztere fehlt manchmal bei Internet-Anbietern.
Messe-Austeller zum Beispiel, deren Werbematrealien nicht rechtzeitig geliefert wurden, suchen dann bei Haaga Hilfe. „Wir lassen niemanden im Regen stehen, wenn es sein muss drucken wir noch nachts.

“Ist Haaga nicht in der Druckerei, findet man ihn auf einer seiner Partys. Ein mal im Monat legt DJ Olvis von Haagen im Kult-Club Boa in Stuttgart auf, regelmäßig veranstaltet er Partys im Schwabengarten in Leinfelden oder im Hot Spot, wo er vor 34 Jahren als Kelner anfieng. Auf der Internetplatform www.feierkartell.de (früher guckschdu.de) finden sich Fotos und Videos sämtlicher Events aus den vergangenen 25 Jahren, Veranstaltungstermine und mehr.
Auch ein Intermezzo auf Mallorca gehört zu Haagas buntem Lebenslauf. Fünf Jahre lang, Anfang der 2000er, hatte er eine Kneipe auf der Schinkenstraße am Ballermann. Doch Probleme mit dem Personal, den Ämtern und einheimischen Nachbarn vor Ort ließen den spanischen Traum platzen.

 

„Die Kunst ist es nicht ein Geschäft aufzubauen, sondern es am Laufen zu halten“ sagt er heute. „Um die Druckerei-Branche steht es nicht gut, deshalb müssen wir schauen, welche neuen Geschäftsmodelle wir anpacken.“ Viele Druckereien, sagt Haaga, hätten das Internet „verpennt“. Ausedem gehe der Trend zu weniger, aber flexiebleren Produkten. „Du musst aufgeschlossen und bereit sein, Neues anzupacken, auch wenn es - noch - nicht perfekt ist.“ Deshalb hat  hat Haaga vor einiger Zeit, wieder einmal gegen den Rat sämtlicher Mitstreiter, sehr viel Geld in neue Maschinen investiert.  Auserdem hat er eine Kalkulationssoftware für Druckereien entwickelt. Es wird seine Zeit dauern , bis sich die Ausgaben amortisiert haben.

Ausgerechnet dann kam - aus heiterem Himmel - auch noch Corona hinzu. Von dem einen auf den anderen Tag  ging plötzlich so gut wie nichts mehr. Haaga: „Wir haben im Moment nur noch 10% der normalen Aufträge“. Das Einzige, was bei VisitYou noch läuft sind Bodenabstandsaufkleber und Etiketten für Desinfektionsflaschen. Um hier gegenzusteuern hat Oliver Haaga eine neue Produktionslinie entwickelt: Acrylschutsabdeckungen, mit denen sein Unternehmen jetzt Schulen, Universitäten, Arztpraxen, Kantinen und Gastronomie ausrüstet. Denn gerade auch in schweren Zeiten gilt: Aufgeben gibt‘s nicht.

 

Quelle: ViaLE Edition 2/3 Mai 2020

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